Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó.
Sau khi thành lập công ty và đi vào hoạt động. Việc thành lập các văn phòng đại diện là cần thiết với các công ty định hướng mạng lưới làm ăn rộng lớn. Công ty có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.
Văn bản pháp luật điều chỉnh đăng ký Văn phòng đại diện trong Công ty cổ phần
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành
- Luật Doanh nghiệp 2014
Nội dung chi tiết về đăng ký văn phòng đại diện trong công ty cổ phần
Thành phần hồ sơ để đăng ký văn phòng đại diện được quy định như sau:
I. Trường hợp công ty cổ phần thành lập văn phòng đại diện ở trong nước:
1. Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện . Mẫu tại Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Quyết định của hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
3. Bản sao hợp lệ Biên bản họp của hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
4. Bản sao hợp lệ Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
5. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện và người được ủy quyền thực hiện thủ tục:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
6. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện đối với các công ty đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;
7. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.
II. Trường hợp công ty cổ phần thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:
Với các công ty thường xuyên có các đối tác nước ngoài thì có văn phòng đại diện ở nước ngoài là cần thiết. Trường hợp thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì cần chuẩn bị hồ sơ như sau:
1. Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài. Mẫu tại Phụ lục II-12 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương;
3. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật;
4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Nơi nộp hồ sơ:
+ Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở
+ Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở, khi thực hiện thông báo văn phòng đại diện lập ở nước ngoài
Thời hạn giải quyết:
Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trên đây là những thông tin cơ bản cho công ty cổ phần về thành lập văn phòng đại diện.
Ngoài thành lập văn phòng đại diện sau khi thành lập công ty thì công việc kê khai thuế lần đầu cũng là một công việc quan trọng.
