“Kinh nghiệm vàng” để tránh lỗi khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online

Ngày càng nhiều cá nhân, tổ chức lựa chọn hình thức nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online để tiết kiệm thời gian, chi phí và chủ động trong công tác chuẩn bị. Tuy nhiên, tỷ lệ hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung vẫn ở mức khá cao do nhiều lỗi lặp đi lặp lại. Dưới đây, GT Law đã tổng hợp các lỗi đăng ký kinh doanh phổ biến, phân tích nguyên nhân, đồng thời chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn giúp quý khách hạn chế tối đa rủi ro khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện tại Việt Nam.

Điền sai/thừa/thiếu thông tin cơ bản

• Sai/chưa đầy đủ thông tin về tên doanh nghiệp.
  Nhiều người sử dụng tên doanh nghiệp vi phạm quy định, trùng với các doanh nghiệp đã đăng ký, sử dụng từ ngữ cấm hoặc gây nhầm lẫn với tổ chức khác.
• Sai địa chỉ trụ sở.
  Địa chỉ khai báo không rõ ràng, không thuộc quyền sử dụng hợp pháp, sử dụng địa chỉ nhà chung cư không được phép kinh doanh hoặc địa chỉ không tồn tại trên thực tế.
• Kê khai ngành nghề kinh doanh không đúng.
  Chọn ngành nghề không phổ thông, bị thiếu mã ngành hoặc ngành nghề chưa phù hợp với mục tiêu kinh doanh/thực tiễn hoạt động.

 Giải pháp

• Tra cứu kỹ quy định pháp luật về đặt tên doanh nghiệp, tham khảo Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi chốt tên.
• Kiểm tra kỹ hồ sơ về quyền sử dụng địa chỉ (giấy tờ sở hữu hoặc hợp đồng thuê hợp lệ).
• Đối chiếu hệ thống mã ngành kinh tế của Việt Nam để bảo đảm chính xác, tra cứu và cập nhật đúng mã ngành.

Hồ sơ không đủ hoặc không đúng thành phần theo quy định

• Thiếu chữ ký số hoặc thiếu xác thực điện tử khi nộp online.
• Chứng minh nhân dân/CCCD của đại diện pháp luật không hợp lệ: Bị mờ, không công chứng, đã hết hạn.
• Bảng sao các giấy tờ pháp lý không đạt yêu cầu: Bản scan không đọc được, thiếu trang, không rõ dấu hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa.
• Không tải và đính kèm đầy đủ các tài liệu thành phần: Sót giấy tờ như điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy phép đầu tư (nếu có vốn nước ngoài), hợp đồng thuê địa chỉ.

 Giải pháp

• Cập nhật giấy tờ cá nhân mới nhất, sử dụng bản scan chất lượng cao và hợp pháp hoặc bản sao đã công chứng.
• Chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ đúng quy định cho từng loại hình doanh nghiệp.
• Đánh số và kiểm tra danh mục tài liệu trước khi gửi file điện tử nhằm tránh thiếu sót.

Lỗi kỹ thuật khi thao tác trên hệ thống đăng ký online

• Không truy cập được trang web đăng ký hoặc đăng nhập bị lỗi.
• Lỗi khi ký hoặc xác thực bằng chữ ký số/tài khoản số: Một số doanh nghiệp chưa có hoặc chưa đăng ký đúng tài khoản ký online, dẫn đến không thể hoàn thành nộp hồ sơ.
• Lỗi upload file: File scan quá nặng, không đúng định dạng, hoặc bị lỗi file, ảnh hưởng tới quá trình kiểm duyệt hồ sơ.
• Lỗi do trình duyệt web không tương thích, hệ thống bị “treo” hoặc mất kết nối mạng khi đang nộp hồ sơ.

 Giải pháp

• Đảm bảo thiết bị truy cập ổn định Internet, dùng trình duyệt được khuyến nghị (Chrome, Firefox bản mới nhất).
• Đăng ký và kiểm thử tài khoản chữ ký số hoặc tài khoản xác thực số trước khi thao tác thực.
• Kiểm tra kỹ định dạng file (PDF, dung lượng nhỏ hơn 5MB) và chia nhỏ đối với bộ hồ sơ scan nhiều trang.
• Thực hiện thao tác nộp hồ sơ trong giờ hành chính để được hỗ trợ kỹ thuật nếu cần thiết.

Không nắm rõ quy trình, thiếu kinh nghiệm thực tế

• Không nghiên cứu kỹ hướng dẫn hoặc bỏ qua các thông báo phản hồi chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ từ Sở KH&ĐT.
• Không ghi nhớ kỳ hạn nộp lệ phí, dẫn đến hồ sơ tự động bị từ chối do quá hạn.
• Thiếu sự rà soát lại hồ sơ dẫn đến các lỗi nhỏ như sai thông tin cá nhân, sai ngành nghề, thiếu thông tin liên hệ,…
• Không chủ động hỏi hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý khi có vướng mắc mới phát sinh.

 Giải pháp

• Theo dõi email phản hồi từ cơ quan đăng ký kinh doanh và xử lý bổ sung, chỉnh sửa kịp thời theo yêu cầu.
• Chủ động lưu lại lịch nộp lệ phí, theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống.
• Liên hệ luật sư, chuyên gia tư vấn hoặc dịch vụ pháp lý có kinh nghiệm để kiểm tra hồ sơ trước khi nộp, đặc biệt nếu hồ sơ có yếu tố nước ngoài hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Kinh nghiệm rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị từ chối hồ sơ

• Trước khi nhập thông tin lên hệ thống, nên lập sẵn bản hồ sơ bản cứng để đối chiếu, so sánh khi thao tác điện tử.
• Đọc kỹ toàn bộ các văn bản hướng dẫn của Sở KH&ĐT nơi dự định đăng ký và đảm bảo đã cập nhật các quy định mới nhất.
• Kiểm tra thật kỹ toàn bộ file định nộp (họ tên, ngành nghề, địa chỉ, chữ ký, số giấy tờ, ngày cấp, thời hạn…) để đảm bảo không bỏ sót thông tin nào.
• Lưu lại các màn hình/tài liệu xác nhận sau khi nộp hồ sơ để đối chiếu/phúc đáp khi phát sinh lỗi.
• Sử dụng dịch vụ luật sư, chuyên gia pháp lý hoặc dịch vụ đăng ký doanh nghiệp uy tín để được tư vấn, rà soát trước khi bấm nút “nộp hồ sơ”.
• Chủ động liên hệ tổng đài/cổng hỗ trợ trực tuyến nếu phát sinh lỗi kỹ thuật hệ thống để được xử lý kịp thời.

➡️Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online mang lại nhiều tiện ích, nhưng cũng đòi hỏi cá nhân, doanh nghiệp phải chủ động tìm hiểu kỹ quy định pháp luật, chú ý quy trình, chuẩn bị kỹ lưỡng và lưu ý đến từng chi tiết hồ sơ cũng như hệ thống kỹ thuật. Việc nhận diện các lỗi đăng ký kinh doanh phổ biến, trang bị kinh nghiệm đăng ký kinh doanh thực tế và hợp tác cùng chuyên gia tư vấn pháp lý sẽ giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của bạn được phê duyệt nhanh chóng, tiết kiệm thời gian – chi phí, khởi đầu kinh doanh thuận lợi.

⭐Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về soạn thảo, rà soát hồ sơ hoặc khắc phục lỗi khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online, hãy liên hệ GT Law ngay hôm nay!
Chúng tôi cam kết đồng hành, tư vấn tối ưu và bảo mật tuyệt đối mọi thông tin khách hàng.