Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang một quận/huyện khác là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là một thủ tục phức tạp hơn so với việc thay đổi địa chỉ cùng quận, vì nó liên quan đến việc chuyển cơ quan thuế quản lý và đòi hỏi nhiều bước xử lý hành chính khác nhau.

GT Law cung cấp dịch vụ trọn gói thay đổi địa chỉ công ty khác quận, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật. Chúng tôi cam kết đơn giản hóa mọi quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Một số quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Trụ sở doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định pháp luật:

• Phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam.
• Nếu địa chỉ đặt tại nơi chưa có số nhà hoặc tên đường, cần phải có xác nhận từ chính quyền địa phương rằng địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường, và văn bản này phải được nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Không được đặt trụ sở công ty tại nhà tập thể hoặc chung cư có chức năng để ở. Nếu đặt tại tòa nhà văn phòng hoặc chung cư có chức năng thương mại, cần kiểm tra kỹ giấy tờ pháp lý của địa điểm.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Khi thay đổi trụ sở công ty sang một quận/huyện khác (cùng tỉnh/thành phố), doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục với cả Cơ quan Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) và Cơ quan Thuế (Chi cục Thuế quản lý nơi chuyển đi và nơi chuyển đến).

Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý (ví dụ: công ty có vốn đầu tư nước ngoài, công ty kinh doanh bất động sản…), việc thay đổi địa chỉ khác quận sẽ không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Khi đó, thủ tục sẽ đơn giản hơn, tương tự như thay đổi địa chỉ cùng quận, chỉ cần nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Đối với các doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý (đa số doanh nghiệp), quy trình sẽ bao gồm 3 bước chính sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế (quận/huyện cũ)

Doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ thuế quản lý để xác định có phải thực hiện quyết toán thuế hay chỉ cần làm thủ tục chốt thuế chuyển quận.

1. Thủ tục quyết toán thuế (nếu yêu cầu):
   • Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán từ thời điểm quyết toán gần nhất đến hiện tại.
   • Mục đích là rà soát các sai sót, bất hợp lý có thể làm giảm số tiền thuế phải nộp.
   • Việc quyết toán thuế khi chuyển quận đang ngày càng phổ biến tại nhiều địa phương, đặc biệt với các doanh nghiệp có phát sinh doanh thu.
2. Thủ tục chốt thuế chuyển quận (nếu yêu cầu):
   • Doanh nghiệp nộp bổ sung/nộp lại các loại tờ khai, báo cáo thuế còn thiếu/sai (nếu có) đến thời điểm chuyển quận.
   • Nộp đầy đủ các loại tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt (nếu có).
   • Nếu có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chưa hết, phải nộp công văn hủy chứng từ.
3. Nộp hồ sơ xin chuyển quận gửi cơ quan thuế cũ:
   • Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST).
   • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không cần công chứng).
   • Giấy ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp).
   • Bản sao CCCD/CMND của người được ủy quyền.
   • Thời gian giải quyết: Từ 10 – 15 ngày làm việc. Sau khi hoàn thành thủ tục quyết toán/chốt thuế, cơ quan thuế sẽ ra thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm kinh doanh (Mẫu 09-MST).

Bước 2: Thay đổi địa chỉ công ty trên Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi có thông báo hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc Mẫu 09-MST từ cơ quan thuế cũ, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi đặt trụ sở mới.

1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận:
   • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (về việc thay đổi địa chỉ).
   • Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 TV, DNTN); hoặc Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên, công ty hợp danh); hoặc Biên bản họp và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
   • Giấy ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ).
   • Bản sao công chứng CCCD/CMND của người được ủy quyền nộp hồ sơ.
2. Thủ tục nộp và xử lý hồ sơ:
   • Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa – Sở KH&ĐT tỉnh nơi đặt trụ sở chính.
   • Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.
   • Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.

Bước 3: Thủ tục thuế tại cơ quan thuế (quận/huyện mới)

• Nộp Mẫu 09-MST (do cơ quan thuế quận/huyện cũ cấp) và bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (nếu cơ quan thuế yêu cầu).
• Lưu ý: Không phải tất cả các Chi cục Thuế nơi chuyển đến đều yêu cầu nộp Mẫu 09-MST và bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ thuế quản lý tại quận/huyện mới để tìm hiểu trước.

Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Sau khi hoàn tất thủ tục với Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau để đảm bảo hoạt động liên tục và hợp pháp:

• Con dấu: Khắc lại con dấu mới nếu nội dung trên con dấu cũ có địa chỉ quận/huyện.
• Biển công ty: Làm lại biển công ty với địa chỉ mới và treo tại trụ sở chính.
• Hóa đơn điện tử:
  • Không cần chốt hóa đơn, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, hay hủy hóa đơn.
  • Kê khai và nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế tại quận/huyện mới để cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử.
  • Lưu ý: Sau khi nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp phải tạm dừng xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho đến khi có thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế mới.
• Cơ quan BHXH:
  • Tại quận/huyện cũ: Báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có).
  • Tại quận/huyện mới: Xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên.
• Tài khoản ngân hàng: Liên hệ các ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để cập nhật thông tin địa chỉ mới.
• Các loại hợp đồng, website, tài liệu quảng cáo: Cập nhật địa chỉ mới trên tất cả các hợp đồng, thỏa thuận, website, email, danh thiếp, tài liệu quảng cáo, và các giấy tờ pháp lý khác.
• Thông báo đối tác, khách hàng: Thông báo kịp thời cho các đối tác kinh doanh, khách hàng, nhà cung cấp về việc thay đổi địa điểm.

Xử phạt khi không thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Khi thay đổi trụ sở công ty mà không thực hiện các thủ tục thông báo với Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

• Cảnh cáo: Vi phạm thời hạn từ 01 đến 10 ngày.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng: Vi phạm thời hạn từ 11 đến 30 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng: Vi phạm thời hạn từ 31 đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng: Vi phạm thời hạn từ 91 ngày trở lên.
• Phạt tiền từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng: Không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Biện pháp khắc phục: Buộc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế kiểm tra mà không thấy doanh nghiệp hoạt động tại trụ sở cũ.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty khác quận tại GT Law

Để tiết kiệm thời gian, công sức và tránh các rủi ro pháp lý, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp là lựa chọn tối ưu. GT Law cam kết mang đến dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty khác quận uy tín, trọn gói với nhiều lợi ích:

• Tư vấn miễn phí: Tư vấn toàn diện về các vấn đề pháp lý liên quan, phương án tối ưu nhất về hiệu quả và chi phí.
• Soạn thảo và nộp hồ sơ: Thay mặt khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ tại cả cơ quan thuế và Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Theo dõi và nhận kết quả: Theo dõi sát sao tiến độ hồ sơ, giải quyết các vấn đề phát sinh và nhận kết quả, giao tận nơi cho khách hàng.
• Hỗ trợ sau dịch vụ: Tư vấn pháp luật miễn phí các vấn đề liên quan sau khi thay đổi địa chỉ (con dấu, hóa đơn, BHXH, ngân hàng…).
• Chi phí minh bạch: Báo giá rõ ràng, trọn gói và cam kết không phát sinh phụ phí.

Hồ sơ khách hàng cần cung cấp:

Để quy trình diễn ra thuận lợi, khách hàng chỉ cần cung cấp những thông tin đơn giản sau:

• Mã số thuế công ty.
• Địa chỉ công ty dự kiến chuyển đến (địa chỉ mới).
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật (CMND/CCCD/hộ chiếu).

Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

1. Quy trình thay đổi địa chỉ công ty khác quận gồm mấy bước? Thông thường gồm 3 bước chính: (1) Làm thủ tục thuế tại quận/huyện cũ (chốt thuế/quyết toán thuế); (2) Thay đổi địa chỉ trên Sở Kế hoạch và Đầu tư; (3) Làm thủ tục thuế tại quận/huyện mới.

2. Thay đổi địa chỉ công ty khác quận có phải quyết toán thuế không? Tùy từng trường hợp và yêu cầu của cơ quan thuế quản lý tại địa phương. Hiện nay, nhiều Chi cục Thuế yêu cầu doanh nghiệp quyết toán thuế khi chuyển trụ sở khác quận, đặc biệt với các doanh nghiệp đã phát sinh doanh thu.

3. Trong thời gian chuyển quận có được xuất hóa đơn không? Trước khi nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế mới, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử bình thường. Tuy nhiên, sau khi nộp mẫu này, doanh nghiệp phải tạm dừng xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho đến khi có thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế mới.

4. Thời gian hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận là bao lâu? Tổng thời gian có thể kéo dài, bao gồm thời gian làm việc với cơ quan thuế cũ (10-15 ngày), xử lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (3 ngày làm việc), và các thủ tục sau thay đổi. GT Law cam kết tối ưu thời gian thực hiện cho khách hàng.

Liên hệ ngay với GT Law để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ chuyên nghiệp cho thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận của bạn!