Những việc phải làm sau khi thành lập công ty như thế nào ? Làm sao để công ty có thể bước vào hoạt động theo đúng quy định của pháp luật ?
1. Về việc khắc dấu và nội dung con dấu dấu
Doanh nghiệp có quyền khắc dấu, nhưng phải thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh
Số lượng con dấu và nội dung con dấu
Khác với trước đây, mẫu con dấu do cơ quan công an cấp. Theo luật doanh nghiệp 2020, Công ty hiện nay có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Miễn sao nội dung con dấu doanh nghiệp phải thể hiện các thông tin:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu thiết kế kế con dấu theo mẫu doanh nghiệp yêu cầu trong đó có tên và mã số doanh nghiệp là được.
Cũng theo Luật doanh nghiệp 2014, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nội dung thông báo mẫu con dấu bao gồm
a) Tên, mã số, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu
Về thời điểm có hiệu lực của con dấu doanh nghiệp
Thời điểm có hiệu lực của con dấu là do công ty tự quyết định. Nhưng thời điểm này phải trùng với thời điểm công ty phải gửi thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc sau thời điểm này.
>> Xem thêm: Quy định về con dấu doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp
2. Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty đã đăng ký
Biển hiệu tại trụ sở, nơi kinh doanh của doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới các hình thức bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn neon uốn chữ (neonsight) hoặc các hình thức khác, nhằm giới thiệu tên gọi, địa chỉ giao dịch của doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng Cáo, Biển hiệu phải có các nội dung sau:
– Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
– Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
– Địa chỉ, điện thoại.
Lưu ý: Trên biển hiệu được thể hiện biểu tượng (logo) đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không được thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào.
Vị trí lắp đặt biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.
Xem chi tiết Những quy định khi lắp đặt biển hiệu doanh nghiệp
3. Mở tài khoản ngân hàng cho Công ty và thông báo thông tin tài khoản
Để thực hiện việc thanh toán nhận thanh toán khi phát sinh giao dịch, kê khai và nộp thuế theo quy định, doanh nghiệp phải liên hệ với một Ngân hàng để mở tài khoản ngân hàng cho công ty.
Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng cơ bản gồm
– Giấy đề nghị mở tài khoản theo mẫu của Ngân hàng.
– GCN ĐKDN bản sao chứng thực;
– Thông báo sử dụng mẫu dấu doanh nghiệp;
– Bản sao chứng thực CMND của đại diện theo pháp luật- chủ tài khoản;
– Bản sao Điều lệ công ty;
– Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng ( nếu đăng ký );
– Bản sao chứng thực CMND của người được ủy quyền giao dịch tại ngân hàng (nếu có);
– Bản sao chứng thực CMND của kế toán trưởng (nếu có).
Doanh nghiệp cần phải đóng một khoản phí để thực hiện việc duy trì tài khoản. Số phí này tùy thuộc vào từng ngân hàng cụ thể nhưng mức trung bình là 1.000.000 đồng.
Hiện nay LawKey là đối tác của rất nhiều ngân hàng, nên khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty hoặc dịch vụ kế toán thuế của LawKey, quý khách được LawKey hỗ trợ mở tài khoản tận nơi nhanh chóng mà không cần ra ngân hàng.
Thông báo thông tin tài khoản ngân hàng
Sau khi doanh nghiệp mở tài khoản hoàn tất, trong thời hạn 10 ngày phải thực hiện thủ tục thông báo thông tin tài khoản theo quy định. Thủ tục thông báo này hiện được thực hiện tại Phòng đăng ký kinh doanh như một thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
LawKey cũng miễn phí dịch vụ thông báo tài khoản ngân hàng cho khách hàng của LawKey.
4. Mua token (Chữ ký số) để khai thuế qua mạng điện tử
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Hiểu đơn giản hơn, chữ ký số là dạng USB được mã hóa dùng thay cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật nhằm ký tên lên tờ khai hoặc thao tác khác trên mạng nhằm xác định mọi thao tác là của doanh nghiệp.
Hiện nay, hầu hết các cơ quan thuế đều yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục kê khai, nộp thuế bằng phương thức điện tử. Đồng thời dùng chữ ký số để thực hiện thay vì Giám đốc ký tên và đóng dấu.
Để mua chữ ký số, doanh nghiệp liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số như New-CA. Viettel, Vina, Bkav… hoặc các đại lý của họ để đăng ký. Các đơn vị này sẽ mã hóa thông tin doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ bảo mật trong suốt thời hạn của thiết bị Token chuyển giao cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Tại sao nên sử dụng chữ ký số
5. Lập tài khoản khai thuế điện tử, tài khoản dịch vụ nộp thuế điện tử
Hiện nay việc khai thuế phải bằng phương pháp khai và nộp thuế điện tử.
Để lập tài khoản khai thuế điện tử Công ty truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn để lập và đăng ký tài khoản khai thuế điện tử.
Lưu ý: Công ty cần lập một địa chỉ email để đăng ký nhận thông tin. Vì mật khẩu sẽ được gửi về email đã đăng ký này.
Để lập tài khoản dịch vụ nộp thuế điện tử, công ty doanh nghiệp truy cập vào website: nopthuedientu.gdt.gov.vn để lập và nộp “Bản đăng ký nộp thuế điện tử qua ngân hàng thương mại” thông qua chữ ký số (địa chỉ email mặc định theo tài khoản khai thuế điện tử – Công ty không phải nhập, hệ thống sẽ tự động link sang).
Sau khi lập tài khoản hoàn thành, Công ty liên hệ với Ngân hàng (nơi mở tài khoản) xác nhận hoàn tất dịch vụ nộp thuế điện tử.
Luật & kế toán LawKey hỗ trợ miễn phí hoàn toàn các công việc lập và khai thuế điện tử đối với khách hàng của LawKey.
6. Nộp tờ khai lệ phí môn bài và lệ phí môn bài
Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp phải lập và nộp tờ khai lệ phí môn bài cùng với việc đóng lệ phí môn bài theo quy định để tránh bị phạt.
Thời hạn khai lệ phí môn bài và nộp lệ phí môn bài
Đối với công ty mới thành lập, lệ phí môn bài được kê khai 01 lần khi mới thành lập doanh nghiệp và nộp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm mới thành lập. Theo quy định tại nghị định Nghị định 22/2020/NĐ-CP, năm đầu tiên doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài. Các năm tiếp theo, doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài chậm nhất vào ngày 30/01.
Mức đóng lệ phí môn bài của doanh nghiệp
Doanh nghiệp mới thành lập năm đầu tiên được miễn lệ phí môn bài, tuy nhiên từ năm thứ hai trở đi doanh nghiệp phải nộp:
– Doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
– Doanh nghiệp có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;
>> Xem thêm: Khai nộp lệ phí môn bài đối với tổ chức
7. Đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì từ ngày 1/11/2018 công ty mới thành lập phải sử dụng hóa đơn điện tử.
– Công ty liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ký kết hợp đồng về việc sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử, thiết kế mẫu hóa đơn …. Sau khi doanh nghiệp duyệt market, nhà in sẽ thiết lập hồ sơ và hóa đơn mẫu.
– Công ty Lập và nộp Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử + hóa đơn mẫu bằng phương thức điện tử. Tuy nhiên, có chi cục thuế yêu cầu nộp bản cứng mà không nộp qua mạng. Doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện.
– Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử hợp pháp là gì
8. Thực hiện góp vốn theo cam kết
Tùy các loại hình doanh nghiệp mà doanh nghiệp thực hiện việc góp vốn như sau:
Góp vốn đối với công ty trách nhiệm hữu hạn
Chủ sở hữu hoặc các thành viên phải góp vốn đầy đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Công ty trách nhiệm hữu hạn (Công ty TNHH một thành viên hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên) phải lập sổ đăng ký thành viên để ghi nhận thông tin thành viên cũng như quá trình góp vốn. Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm Cấp giấy chứng nhận vốn góp cho thành viên
Góp vốn đối với công ty cổ phần
Các cổ đông sáng lập có nghĩa vụ thanh toán đủ số cổ phần cam kết mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện cấp cổ phiếu cho các cổ đông để ghi nhận số cổ phần đã góp.
Trường hợp thành viên/cổ đông không góp đủ số vốn đã cam kết, doanh nghiệp phải làm thủ tục giảm vốn điều lệ tương ứng với số vốn thực góp.
Xem thêm: Xử lý tài sản góp vốn thành lập công ty doanh nghiệp
9. Setup hồ sơ sổ sách pháp lý, kế toán thuế ban đầu
Sau khi thành lập công ty xong, quý khách phải lưu hồ sơ thành lập đầy đủ và setup hồ sơ, sổ sách kế toán, báo cáo thuế.
Lưu hồ sơ pháp lý thành lập
Hồ sơ pháp lý thành lập bao gồm:
– Đơn đề nghị đăng ký kinh doanh.
– Điều lệ gốc có chữ ký của các thành viên, cổ đông sáng lập.
– Danh sách các thành viên, cổ đông sáng lập.
– Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước, hộ chiếu với thành viên, cổ đông là cá nhân. Bản sao đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập đối với thành viên, cổ đông là tổ chức.
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Setup hồ sơ kế toán, báo cáo thuế
– Các chứng từ nộp tiền vào công ty, tài khoản công ty.
– Các chứng từ, hợp đồng, hoá đơn mua vào bán ra trong giai đoạn công ty thành lập và ngay sau thành lập.
– Hồ sơ sổ sách kế toán, báo cáo thuế khác
LawKey sẽ setup tất cả hồ sơ pháp lý và hồ sơ sổ sách kế toán miễn phí chuẩn chỉ cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ kế toán, báo cáo thuế hàng tháng của LawKey.
Trên đây là Những việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty, Luật Sư Thủ Đô gửi đến quý khách hàng. Hãy gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn.
