Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có những ưu điểm và nhược điểm gì? Có hợp pháp hay không hợp pháp? Có nên thuê văn phòng ảo hay không?
Văn phòng ảo là gì
Văn phòng ảo (VP ảo) được du nhập vào Việt Nam từ năm 2006. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, loại hình này mới bắt đầu được quan tâm và phát triển. Vậy văn phòng ảo là gì? Hiện nay, chưa có một định nghĩa cụ thể nào về VP ảo. Chúng ta có thể hiểu VP ảo là dịch vụ cho thuê địa chỉ tòa nhà để làm giấy phép đăng ký kinh doanh và đặt văn phòng đại diện để tiếp khách dành cho tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam.
Văn phòng ảo sẽ cung cấp đầy đủ tiện ích như khi doanh nghiệp thuê một văn phòng truyền thống như:
- Bộ phận lễ tân, bộ phận nhận bưu phẩm, thư ký, kế toán chuyên nghiệp
- Thông tin doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại liên lạc, số fax,…
- Các thiết bị, máy móc như máy in, máy photo, điện thoại bàn,…. Các không gian văn phòng như phòng họp, phòng tiếp khách, quầy lễ tân.
Do đó, khi sử dụng VP ảo, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp bảng hiệu, logo công ty. Không cần phải. Không cần phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến. Một VP ảo có thể được một hay hai hay rất nhiều doanh nghiệp thuê.
Xem thêm: Thay đổi địa chỉ công ty
Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo
Văn phòng ảo có cả ưu cả nhược điểm.
Ưu điểm của văn phòng ảo
VP ảo cũng có rất nhiều lợi ích.
– Văn phòng có tất cả các tiện ích của một văn phòng chuyên nghiệp
VP ảo có:
+ Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại.
+ Có phòng họp với nhiều sức chứa.
+ Có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng.
+ Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây là một yếu tố giúp bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.
+ Tất cả các nhân viên không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác.
– Văn phòng ảo giúp tiết kiệm được một khoản chi phí lớn
Đối với các doanh nghiệp nhỏ hay các doanh nghiệp vừa mới thành lập, họ luôn phải đối mặt với bài toán chi phí. Họ không có nguồn tài chính dồi dào. Nên việc tối ưu chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu của họ. Trong việc thành lập, doanh nghiệp có thể sẽ phải thuê một địa điểm để hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, giá thuê văn phòng một tháng sẽ khiến cho doanh nghiệp tốn một khoản chi phí khá cao, đặc biệt là các văn phòng ở khu trung tâm. Chính vì vậy, văn phòng ảo ra đời đã giúp họ giải quyết được phần nào vấn đề này. Chỉ tốn một khoản tiền không quá lớn hàng tháng, họ đã có thể đặt địa chỉ công ty mình tại các địa chỉ đẹp, các tòa nhà cao ốc văn phòng sang trọng.
– Thời gian làm việc linh hoạt
Khi thuê VP ảo, doanh nghiệp có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không nhất thiết phải đến phòng làm việc. Chính vì vậy, mô hình văn phòng này được rất nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân, các doanh nghiệp có trụ sở chính ở ngoại ô,… sử dụng.
– Đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp có thể sử thuê VP ảo để làm địa chỉ kinh doanh khi thành lập. Với một địa chỉ tại VP ảo, các doanh nghiệp có thể hoàn tất các thủ tục đăng ký kinh doanh đơn giản, nhanh chóng. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ, mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng,…
Nhược điểm của văn phòng ảo
Bên cạnh những ưu điểm, văn phòng ảo cũng có những nhược điểm.
– Muốn gặp khách hàng, sử dụng phòng họp, doanh nghiệp phải báo trước.
Vì VP ảo không chỉ có một doanh nghiệp, mà còn có nhiều doanh nghiệp khác. Vì vậy, khi muốn gặp khách hàng, hay họp hành, doanh nghiệp phải thông báo trước, đặt lịch trước. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của bên cho thuê VP ảo về thời gian làm việc, phòng làm việc, phòng họp,.. Điều này cũng khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.
– Không đảm bảo được sự riêng tư và ổn định về vị trí chỗ ngồi làm việc.
Như đã nói ở trên, có nhiều doanh nghiệp cùng làm việc một VP ảo. Do đó, việc đảm bảo sự riêng tư của doanh nghiệp hay cá nhân là rất khó. Nhân viên của các công ty sẽ có thể thay đổi vị trí chỗ ngồi nên không có sự ổn định về vị trí chỗ ngồi làm việc.
Tính pháp lý của văn phòng ảo
Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:
“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Khi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải có địa chỉ. Chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định doanh nghiệp không được thuê văn phòng ảo. Việc thuê văn phòng ảo không trái pháp luật. doanh nghiệp sẽ sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo để thực hiện việc đăng ký kinh doanh.
Có nên thuê văn phòng ảo hay không
Đây là câu hỏi được nhiều khách hàng đặt ra khi sử dụng loại mô hình này. Như đã nêu ở trên, VP ảo cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Luật Sư Thủ Đô xin tư vấn cho khách hàng như sau, khách hàng có thể tham khảo:
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, vấn đề chi phí là luôn được ưu tiên. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, khả năng tài chính còn yếu thì văn phòng ảo là một lựa chọn tối ưu cho khách hàng.
Đối với các doanh nghiệp có khả năng tài chính tốt, có số vốn đầu tư lớn, dài hạn, có thể thuê văn phòng cố định để làm việc lâu dài.
Do đó, hãy xác định mục tiêu rõ ràng cho doanh nghiệp của mình. Cần xác định kế hoạch kinh doanh rõ ràng và kế hoạch tài chính chi tiết.
Nếu doanh nghiệp đang có ý định thuê văn phòng ảo cần lưu ý
- Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ VP ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng. Nên doanh nghiệp cần chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.
- Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.
- Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Trên đây là bài viết về tìm hiểu chung về văn phòng ảo. Hy vọng, bài viết giúp khách hàng đã hiểu rõ hơn về loại mô hình này. Nếu có thắc mắc, hãy liên hệ với Luật Sư Thủ Đô – đơn vị tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp uy tín.
